Kontrola zarządcza 2016

Sprawozdanie z wykonania planu działalności

Prezesa i Dyrektora Sądu Rejonowego w Iławie1)

za rok 2016

dla działu/działów administracji rządowej: sądownictwo powszechne2)

CZĘŚĆ A: Realizacja najważniejszych celów w roku 2016

(w tej części sprawozdania należy wymienić cele wskazane w części A planu na rok, którego dotyczy sprawozdanie)

 

Lp.

Cel

Mierniki określające stopień realizacji celu3)

Najważniejsze
planowane
zadania
służące
realizacji celu
4)

Najważniejsze
podjęte
zadania
służące
realizacji celu
5)

nazwa

planowana
wartość do
osiągnięcia na
koniec roku,
którego
dotyczy
sprawozdanie

osiągnięta
wartość na
koniec roku,
którego
dotyczy
sprawozdanie

1

2

3

4

5

6

7

1

Poprawa sprawności działania systemu wymiaru sprawiedliwości.

Sprawność postępowań sądowych według głównych kategorii spraw w I instancji (tj. średni czas trwania postępowania od dnia pierwszej rejestracji do dnia uprawomocnienia się sprawy w I instancji - wskaźnik obliczany dla spraw z wybranych repertoriów I instancji (Sądy Okręgowe: C, CG-G, Ns  (z wył. rej.) , Nc, Co, K, U, P, GC, GNs, GNc; Sądy Rejonowe:C, CG-G, Ns, Nc, K, Kp, W, U, P, Np, RC, RNs, Nsm, GC, GNs, GNc, GU, GUp, GN, GZd, U)

3,6

3,7

1/zwiększenie efektywności pracy poprzez poprawę warunków organizacyjnych oraz skuteczniejszy nadzór kierownictwa;

2/wzmożenie nadzoru nad równomiernym obciążeniem pracy; 3/zapewnienie prawidłowej efektywności wykorzystania  kadry (w tym systemu zastępstw);

4/nadzór administracyjny Prezesa Sądu Rejonowego w Iławie polegający na bieżącym monitorowaniu i raportowaniu wskaźnika pozostałości spraw; 5/ bieżąca analiza działalności sądu w oparciu o sprawozdania statystyczne dokonywana przez Prezesa Sądu oraz Przewodniczących Wydziałów; 

6/kontrola i monitorowanie przez Przewodniczących Wydziałów co do zasadności odraczania i przerywania rozpraw i posiedzeń, w których postępowanie jest przewlekłe;  7/Efektywny przepływ informacji; 8/Szkolenia sędziów i pracowników;

9/Promowanie alternatywnych metod rozwiązywania sporów

1/ wykorzystanie istniejącego systemu zastępstw;

2/ wzmożenie nadzoru nad równomiernym obciążeniem pracą;

3/ nadzór administracyjny Prezesa Sądu polegający na bieżącym monitorowaniu i raportowaniu wskaźnika pozostałości spraw.

4/ kontrola odroczonych posiedzeń;

 

Liczba spraw sądowych skierowanych do postępowań mediacyjnych.

 

8

10

Wskaźnik opanowania wpływu we wszystkich kategoriach spraw

100,1

102,1

2

Poprawa efektywności wydatkowania środków.

 

Efektywność wydatkowania w ujęciu zadaniowym

 

97,74

98,28

1.Wdrożenie

nowoczesnych narzędzi budżetowania, rachunku kosztów oraz kontroli zarządczej  2.Analiza i weryfikacja wydatków pod kątem celowości i efektywności.

Ciągły nadzór i kontrola nad celowością i efektywnością wydatkowania środków

Wskaźnik udziału wydatków osobowych związanych z działalnością pomocniczą w łącznym budżecie sądów

7,10

7,86

Ciągły nadzór i kontrola nad ewidencja księgową

_____

1) Należy podać nazwę ministra, zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie szczegółowego zakresu dzia-
łania ministra, a w przypadku gdy sprawozdanie jest sporządzane przez kierownika jednostki - nazwę jednostki.

2) Należy wypełnić tylko w przypadku, gdy sprawozdanie jest sporządzane przez ministra, podając nazwy wszystkich działów
administracji rządowej przez niego kierowanych.

3) Należy podać co najmniej jeden miernik. W przypadku gdy cel jest ujęty w budżecie zadaniowym na rok, którego dotyczy
sprawozdanie, należy podać przypisane celowi mierniki wskazane w tym dokumencie.

4) Należy wpisać zadania służące realizacji celu wymienione w kolumnie 5 w poszczególnych częściach planu na rok, którego
dotyczy sprawozdanie.

5) W przypadku gdy wskazany cel był ujęty w budżecie państwa w układzie zadaniowym na rok, którego dotyczy sprawozda-
nie, należy podać wszystkie podjęte podzadania budżetowe służące realizacji tego celu.

CZEŚĆ B: Realizacja celów priorytetowych wynikających z budżetu państwa w układzie zadaniowym
w roku 2016

(w tej części sprawozdania należy wymienić cele wskazane w części B planu na rok, którego dotyczy sprawozdanie. Nie należy wymieniać celów
uprzednio wskazanych w części A)

 

Lp.

Cel

Mierniki określające stopień realizacji celu3)

Planowane
podzadania
budżetowe
służące
realizacji celu
4)

Podjęte
podzadania
budżetowe
służące
realizacji celu
5)

nazwa

planowana
wartość do
osiągnięcia na
koniec roku,
którego
dotyczy
sprawozdanie

osiągnięta
wartość na
koniec roku,
którego
dotyczy
sprawozdanie

1

2

3

4

5

6

7

1

 

 

 

 

 

 

 

X

X

X

X

X

X

 

 

 

 

 

 

 

CZĘŚĆ C: Realizacja innych celów w roku 2016

(w tej części sprawozdania należy wymienić cele wskazane w części C planu na rok, którego dotyczy sprawozdanie)

 

Lp.

Cel

Mierniki określające stopień realizacji celu3)

Najważniejsze
planowane
zadania
służące
realizacji celu
4)

Najważniejsze
podjęte
zadania
służące
realizacji celu
5)

nazwa

planowana
wartość do
osiągnięcia na koniec roku,
którego
dotyczy
sprawozdanie

osiągnięta
wartość na
koniec roku,
którego
dotyczy
sprawozdanie

1

2

3

4

5

6

7

1

X

X

X

X

X

X

CZĘŚĆ D: Informacja dotycząca realizacji celów objętych planem działalności na rok 2016

(należy krótko opisać najważniejsze przyczyny, które wpłynęły na niezrealizowanie celów, wystąpienie istotnych różnic w planowanych i osiągniętych
wartościach mierników lub podjęcie innych niż planowane zadań służących realizacji celów)

 

W roku 2016 w planie działalności Sądu Rejonowego w Iławie określono dwa  cele:

  • 1. poprawę sprawności działania systemu wymiaru sprawiedliwości do którego podporządkowano mierniki określające stopień realizacji zakładanego celu a mianowicie:
  • a. sprawność postępowań sądowych według głównych kategorii spraw w I instancji (tj. średni czas trwania postępowania od dnia pierwszej rejestracji do dnia uprawomocnienia się sprawy w I instancji-wskaźnik obliczamy dla spraw z wybranych repertoriów sprawy w I instancji - (Sądy Okręgowe: C, CG-G, Ns (z wył. Rej.), Nc, Co, K, U, P, GC, GNs, GNc; Sądy Rejonowe: C, CG-G, Ns, Nc, K, Kp, W, U, P, Np., TC, RNs, Nsm, GC, GNs, GNc, GU, GUp, GN, GZd, U)-
  • b. Liczba spraw sądowych skierowanych do postępowań mediacyjnych;
  • c. Wskaźnik opanowaniu wpływu we wszystkich kategoriach spraw .
  • 2. poprawę efektywności wydatkowania środków, do którego określono mierniki służące jego realizacji w postaci:
  • a. efektywność wydatkowania w ujęciu zadaniowym
  • b. wskaźnik udziału wydatków osobowych związanych z działalnością pomocniczą w łącznym budżecie sądu

W Sądzie Rejonowym w Iławie zostały podjęte działania nadzorcze mające na celu poprawę „sprawności postępowań sądowych według głównych kategorii spraw w I instancji". Wartość miernika nie została osiągnięta w pionie cywilnym, co wywołało skutek w odniesieniu do całego Sądu. Niewątpliwym,  wpływ na sytuację  miała absencja sędziów wynikająca ze zdarzeń losowych. Półroczna nieobecność sędziego spowodowała nieopanowanie miernika. Do najważniejszych zadań służących realizacji celu było przede wszystkim przekazanie spraw z referatu nieobecnego sędziego do referatu pozostałych sędziów, wykorzystanie istniejącego systemu zastępstw w grupie urzędników, wzmożenie nadzoru nad równomiernym obciążeniem pracą oraz nadzór administracyjny Prezesa Sądu polegający na bieżącym monitorowaniu i raportowaniu wskaźnika pozostałości spraw.

 

 

 

 

 

 

Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej

 Prezesa Sądu Rejonowego w Iławie

i Dyrektora Sądu rejonowego w Iławie

za rok 2016

                                                           

Dział I2)

Jako osoba odpowiedzialna za zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, tj. działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy, a w szczególności dla zapewnienia:

  • zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,
  • skuteczności i efektywności działania,
  • wiarygodności sprawozdań,
  • ochrony zasobów,
  • przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,
  • efektywności i skuteczności przepływu informacji,
  • zarządzania ryzykiem,

oświadczam, że w kierowanym/kierowanych przeze mnie dziale/działach administracji rządowej3)/w kierowanej przeze mnie jednostce sektora finansów publicznych*

 

w Sądzie Rejonowym w Iławie

(nazwa/nazwy działu/działów administracji rządowej/nazwa jednostki sektora finansów publicznych*)

Część A4)

X       w wystarczającym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza.

Część B5)

       w ograniczonym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza.

Zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej wraz z planowanymi działaniami, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej, zostały opisane w dziale II oświadczenia.

Część C6)

       nie funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza.

Zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej wraz z planowanymi działaniami, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej, zostały opisane w dziale II oświadczenia.

Część D

Niniejsze oświadczenie opiera się na mojej ocenie i informacjach dostępnych w czasie sporządzania niniejszego oświadczenia pochodzących z:7)

X       monitoringu realizacji celów i zadań,

X       samooceny kontroli zarządczej przeprowadzonej z uwzględnieniem standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych8),

X       procesu zarządzania ryzykiem,

X       audytu wewnętrznego,

X       kontroli wewnętrznych,

X       kontroli zewnętrznych,

X       innych źródeł informacji: sprawozdania z wizytacji lub lustracji sporządzane przez sędziów wizytatorów, sprawozdania miesięczne, kwartalne i roczne sporządzane przez kierowników sekretariatów

Jednocześnie oświadczam, że nie są mi znane inne fakty lub okoliczności, które mogłyby wpłynąć na treść niniejszego oświadczenia.

        Iława, dnia 07.03.2016 r.                                                          .............................................................

(miejscowość, data)                                                                (podpis ministra/kierownika jednostki)

______

*    Niepotrzebne skreślić.

 

Dział II9)

1.      Zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej w roku ubiegłym.

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

Należy opisać przyczyny złożenia zastrzeżeń w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej, np. istotną słabość kontroli zarządczej, istotną nieprawidłowość w funkcjonowaniu jednostki sektora finansów publicznych albo działu administracji rządowej, istotny cel lub zadanie, które nie zostały zrealizowane, niewystarczający monitoring kontroli zarządczej, wraz z podaniem, jeżeli to możliwe, elementu, którego zastrzeżenia dotyczą, w szczególności: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji lub zarządzania ryzykiem.

2.      Planowane działania, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej.

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

Należy opisać kluczowe działania, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej w odniesieniu do złożonych zastrzeżeń, wraz z podaniem terminu ich realizacji.

Dział III10)

Działania, które zostały podjęte w ubiegłym roku w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej.

  • 1. Działania, które zostały zaplanowane na rok, którego dotyczy oświadczenie:

Należy opisać najistotniejsze działania, jakie zostały podjęte w roku, którego dotyczy niniejsze oświadczenie w odniesieniu do planowanych działań wskazanych w dziale II oświadczenia za rok poprzedzający, którego dotyczy niniejsze oświadczenie. W oświadczeniu za rok 2010 nie wypełnia się tego punktu.

2. Pozostałe działania:

Należy opisać najistotniejsze działania, niezaplanowane w oświadczeniu za rok poprzedzający rok, którego dotyczy niniejsze oświadczenie, jeżeli takie działania zostały podjęte.

  

Objaśnienia:

1)       Należy podać nazwę ministra, ustaloną przez Prezesa Rady Ministrów na podstawie art. 33 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2003 r. Nr 24, poz. 199 i Nr 80, poz. 717, z 2004 r. Nr 238, poz. 2390 i Nr 273, poz. 2703, z 2005 r. Nr 169, poz. 1414 i Nr 249, poz. 2104, z 2006 r. Nr 45, poz. 319, Nr 170, poz. 1217 i Nr 220, poz. 1600, z 2008 r. Nr 227, poz. 1505, z 2009 r. Nr 42, poz. 337, Nr 98, poz. 817, Nr 157, poz. 1241 i Nr 161, poz. 1277 oraz z 2010 r. Nr 57, poz. 354), a w przypadku gdy oświadczenie sporządzane jest przez kierownika jednostki, nazwę pełnionej przez niego funkcji.

2)       W dziale I, w zależności od wyników oceny stanu kontroli zarządczej, wypełnia się tylko jedną część z części A albo B, albo C przez zaznaczenie znakiem "X" odpowiedniego wiersza. Pozostałe dwie części wykreśla się. Część D wypełnia się niezależnie od wyników oceny stanu kontroli zarządczej.

3)       Minister kierujący więcej niż jednym działem administracji rządowej składa jedno oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w zakresie wszystkich kierowanych przez niego działów, obejmujące również urząd obsługujący ministra. Oświadczenie nie obejmuje jednostek, które nie są jednostkami sektora finansów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 oraz z 2010 r. Nr 28, poz. 146, Nr 96, poz. 620, Nr 123, poz. 835, Nr 152, poz. 1020 i Nr 238, poz. 1578).

4)       Część A wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza w wystarczającym stopniu zapewniła łącznie wszystkie następujące elementy: zgodność działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczność i efektywność działania, wiarygodność sprawozdań, ochronę zasobów, przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania, efektywność i skuteczność przepływu informacji oraz zarządzanie ryzykiem.

5)       Część B wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza nie zapewniła w wystarczającym stopniu jednego lub więcej z wymienionych elementów: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji lub zarządzania ryzykiem, z zastrzeżeniem przypisu 6.

6)       Część C wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza nie zapewniła w wystarczającym stopniu żadnego z wymienionych elementów: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji oraz zarządzania ryzykiem.

7)       Znakiem "X" zaznaczyć odpowiednie wiersze. W przypadku zaznaczenia punktu "innych źródeł informacji" należy je wymienić.

8)       Standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych ogłoszone przez Ministra Finansów na podstawie art. 69 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

9)       Dział II sporządzany jest w przypadku, gdy w dziale I niniejszego oświadczenia zaznaczono część B albo C.

10)      Dział III sporządza się w przypadku, gdy w dziale I oświadczenia za rok poprzedzający rok, którego dotyczy niniejsze oświadczenie, była zaznaczona część B albo C lub gdy w roku, którego dotyczy niniejsze oświadczenie, były podejmowane inne niezaplanowane działania mające na celu poprawę funkcjonowania kontroli zarządczej.